Definición. La carta
comercial es la comunicación escrita que surge del trato que establecen los
comerciantes entre sí sobre asuntos referentes a sus funciones propias de los
negocios.
También
se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propósito de
iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transacción comercial.
La carta comercial es la comunicación de mayor relieve de que se valen los
comerciantes para lograr sus específicas funciones dentro de los negocios.
Importancia.
Actualmente la comunicación entre las empresas sobre todo en las grandes
organizaciones se ha convertido en un intercambio de información entre
ordenadores. Las nuevas tecnologías de información acentúan la tendencia
hacia una comunicación impersonal, sin embargo, aún hay muchas personas que
prefieren el toque personal en sus cartas y sienten agrado al
recibir una carta por correo ordinario. De allí que ni el fax, ni el
correo electrónico han logrado desaparecer el uso de la carta comercial como
medio de comunicación en el mundo empresarial.
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Booher
(1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que es preferible
escribir una carta, que realizar una llamada telefónica, defiende la eficacia
de la carta como medio de comunicación, pues esta es más directa, llega sin
antesalas ni presentación. Muchas veces una llamada telefónica implica hacer
varias para localizar a la persona, lo cual puede llevar varios días entre una
llamada y otra para finalmente dejar constancia por escrito o confirmación en la
mayoría de los casos.
El
lenguaje escrito es más objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estas
características crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la
carta como el medio más adecuado para pedir, elevar una queja, persuadir a un
cliente, rechazar una petición. La objetividad y formalidad de una carta
favorecen una reacción más efectiva y positiva por parte del destinatario del
mensaje.
Es
fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta comercial cumpla con su
objetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente que
determinan su composición. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una
carta comercial resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido
efectivo, tiene también una buena apariencia física.
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Una
carta comercial se puede enviar a través de los servicios postales, por fax,
por correo electrónico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro
del trabajo diario de la organización. Se recomienda utilizar los servicios
postales cuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar
y explicar abundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta
rápida, inmediata. El correo electrónico proporciona un ahorro para la empresa
y asegura la rapidez necesaria en caso de comunicaciones a larga distancia
BIBLIOGRAFIA:
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